Het belang van het kiezen van de juiste vergaderruimte!

Als jij bent aangesteld door iemand vanuit je bedrijf om een vergaderruimte uit te kiezen, dan is dat niet niks. Je moet de locatie namelijk zorgvuldig en op basis van een goed onderzoek uitkiezen. Het is geen wetenschappelijk onderzoek maar je moet er wel even tijd in steken. Je moet tenslotte rekening houden met de wensen en de behoeften van de genodigde.

 

Waarom gewoon niet lekker op kantoor vergaderen?

Weet jij wat de achterliggende gedachte is achter het vergaderen op locatie? Veel mensen zijn daarvan niet op de hoogte. Toch is vergaderen op locatie wel belangrijk. In de eerste plaats laat je aan de genodigde zien dat het echt een professionele afspraak is, en in de 2e plaats zorg je voor een goed beeld van het bedrijf als je het goed aanpakt. Op kantoor vergaderen kost wel veel minder tijd en is vele malen goedkoper, maar toch is het verstandig om als bedrijf zijnde regelmatig op locatie te vergaderen.

De vergaderruimte is dan een groot onderdeel van de vergadering. De ruimte moet goed ingedeeld zijn, niet te warm of koud en het eten en drinken moet geregeld zijn. Verder maakt een vergaderruimte niet zoveel uit. Er zitten wel een aantal andere voordelen aan. Zo kan je niet worden gestoord door een collega vanuit het bedrijf en heb je ook wat meer privacy.

 

Een alternatieve vergadering

Soms is het vergaderen op locatie niet mogelijk, er kan bijvoorbeeld iets tussen zijn gekomen. Wat je dan kunt doen is kiezen voor een ander alternatief. Tegenwoordig leven we in een digitale wereld. Dat betekend dat er genoeg mogelijkheden zijn om toch te vergaderen maar dan op afstand. Zo kan je dat doen via Skype maar ook via de telefoon. Beide opties zijn te gebruiken als het een korte bespreking is of als er weinig tijd is.

Ook kun je voor een lunchvergadering kiezen. Door die informele sfeer komen mensen vaak wat losser, wat misschien wel leidt tot nieuwe inzichten. Daarbij is de combinatie tussen lunch en vergaderen een stuk efficiënter en leidt het uiteindelijk tot meer productieve uren.